Anmeldeverfahren

Seit 2024 erfolgen Anmeldungen für (kostenpflichtige) Veranstaltungen in der Regel über unser neues Buchungssystem (pretix). Das vereinfacht uns im Diözesanverband und der Buchhaltung die Abrechnung der Veranstaltungen.

Diese Seite ist folgendermaßen aufgebaut: * Grundsätzliche Hinweise (unterschieden nach Veranstaltungen für erwachsene Teilnehmer (z. B. DLRW, DV, Schulungsveranstaltungen) und Veranstaltungen, an denen auch Stufenmitglieder teilnehmen) * Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle Veranstaltungen * Details zu einzelnen Veranstaltungen

Ein paar grundsätzliche Hinweise zum Verfahren:

• Ihr bekommt nach der Anmeldung eine Rechnung. Das wird ggf. etwas dauern, da wir die Anmeldungen je nach Veranstaltung manuell freigeben.
• Euren Teilnahmebeitrag überweist ihr erst, wenn ihr diese Rechnung erhalten habt, und gebt beim Überweisen unbedingt die Rechnungsnummer an.
• Wir stellen keine einzelnen Quittungen mehr aus wie in den letzten Jahren.
• Wenn ihr den Teilnahmebeitrag für mehrere Personen bezahlen wollt (z. B. als Bezirk für die Mitglieder eures Bezirksvorstandes bzw. eure Stufendelegierten bei DLRW/DV, mehrere Leiter aus eurem Stamm zu einer Schulung), könnt ihr diese gemeinsam anmelden und erhaltet dann nur eine Rechnung, die ihr überweisen müsst.
• Ihr müsst bei der Anmeldung ggf. angeben, ob der Diözesanverband den Teilnahmebeitrag für euch übernimmt (das ist z. B. bei DLRW und DV relevant).

Falls ihr minderjährig seid, lasst ihr bitte zusätzlich das Formular von euren Erziehungsberechtigten unterschreiben und bringt es zur Veranstaltung mit.

Ein paar grundsätzliche Hinweise zum Verfahren:

• Ihr füllt eine Bestellung pro Stamm aus. Das heißt die einzelnen Teilnehmer aus eurem Stamm nutzen nicht selbst das Buchungssystem. Ihr bekommt dann nach dem Anmeldeschluss eine Rechnung pro Bestellung.
• Euren Teilnahmebeitrag überweist ihr erst, wenn ihr diese Rechnung erhalten habt, und gebt beim Überweisen unbedingt die Rechnungsnummer an.
• Ihr könnt Details der Bestellung in der Regel bis zum Anmeldeschluss bearbeiten.
• Nachmeldungen von weiteren Teilnehmer:innen sind technisch nicht möglich. Dafür müsst ihr ggf. eine weitere Bestellung tätigen.

1. Zu jeder Veranstaltung gibt es einen eigenen Link zum Anmeldetool, der in der Regel mit der Einladung verteilt wird. Das Grundprinzip in dieser Software ist: ihr kauft „Tickets“ für jede:n Teilnehmer:in (Kinder und Leiter), die:den ihr anmelden wollt.
2. Im ersten Schritt wählt ihr aus, wie viele Teilnehmer:innen ihr anmelden wollt. Je nach Veranstaltung, kann man auch Personen nur für Teile der Veranstaltung melden. Diese „Tickets“ fügt ihr dann dem Warenkorb hinzu.
   1. Falls der Diözesanverband euren Teilnahmebeitrag übernimmt, gebt ihr zuvor unten noch den Gutscheincode KOSTENLOS ein und bestätigt diese Eingabe. Das kommt beispielsweise bei DLRW und DV vor. Die Information, wer jeweils dazu berechtigt ist, findet ihr weiter unten auf dieser Seite. Ihr könnt kostenpflichtige und kostenlose Tickets nicht in einer Bestellung kombinieren.
3. Mit dem Button „Zur Kasse“ geht es dann weiter.
4. Im folgenden Schritt müsst ihr weitere Details ausfüllen:
   1. E-Mail-Adresse zur Kommunikation mit dem Anmeldesystem, Rechnungsversand usw.
   2. Eine Rechnungsanschrift (das kann neben eurer Privatanschrift z. B. die Anschrift eures Stammes/Bezirkes oder Rechtsträgers sein, falls der die Kosten übernimmt). Wählt „Firmenkunde“ aus um ein Feld für den Stammesnamen zur Verfügung zu haben. Die Rechnung kommt immer per Mail, egal welche Adresse ihr eintragt.
   3. Weitere Details für jede:n Teilnehmer:in (z. B. PLZ, Wohnort, Alter, Verpflegung, Nahrungsmittelunverträglichkeiten). Diese könnt ihr bis zum Anmeldeschluss noch bearbeiten.
5. Im nächsten Schritt bekommt ihr nochmal eine Zusammenfassung, die ihr bestätigen müsst.
6. Auf der Bestätigungsseite steht „Freigabe ausstehend“. Diese werden wir manuell durchführen, wenn wir die Bestellungen überprüft haben.
7. Erst dann erhaltet ihr eine Rechnung (per Mail), die ihr bitte mit Angabe der

Rechnungsnummer überweist. Bitte nicht vorher überweisen.

Der Diözesanverband übernimmt den Teilnahmebeitrag zur Diözesanversammlung für die folgenden Teilnehmer-Gruppen:

• Diözesanvorstand
• Diözesanleitung
• Büroteam
• Stufendelegierte (je Stufe drei mit Stimme und die:den erste:n Nachfolger:in ohne Stimme)
• Mitglieder der diözesanen Stufen-/Fach-AKs
• Mitglieder der diözesanen AGs (z. Zt. Ausbildung, Spiri)
• Vertretung des Jugendpflege St. Georg e. V. (zwei beratende Stimmen)
• Protokoll
• Moderation
• Helfer (Aufbau, Technik, Awareness-Team, …)